DMS Dokumentenmanagement

Mit DocuWare-DMS lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren.

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• DMS Dokumentenmanagement Thüringen

Dokumenten-Management und Workflow-Automation

DocuWare ist eine umfassende Lösung für das Dokumenten-Management und die Workflow-Automation in Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, die Papier und manuelle Aufgaben eindämmen, die digitale Transformation angehen und Ihre Energie in gewinnbringenden Projekten bündeln wollen. Mit DocuWare DMS lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren. DocuWare eignet sich perfekt für Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten und maximale Produktivität erreichen möchten.

Belege automatisch erfassen:
DocuWare erfasst, sortiert und archiviert papierbasierte und elektronische Belege mit intelligenten Indexierungsfunktionen und verteilt sie an die richtigen Mitarbeiter. So können rasch fundierte Entscheidungen getroffen werden. Wichtige Workflows digital steuern. DocuWare automatisiert und beschleunigt Prozesse durch digitale Workflows und verbindet Dokumente, Aufgaben und Personen – auch in verteilten Büros und unterwegs.

Weg mit dem Papier:
Schaffen Sie schleppende, manuelle, papiergebundene Prozesse ab. Erobern Sie den Platz zurück, der zuvor für die physische Archivierung von Akten verwendet wurde, und sparen Sie Druck-, Versand- und Archivierungskosten.

Compliance-Anforderungen erfüllen:
Von Sarbanes-Oxley über GDPR bis hin zu GoBD und Basel II: DocuWare stärkt Ihr Unternehmen bei Betriebsprüfungen und Haftungsfragen. Belege werden sicher archiviert und Geschäftsvorgänge lassen sich problemlos nachvollziehen.

Integration in Ihr ERP-System:
DocuWare lässt sich in SAP, Navision, QuickBooks, Sage, DATEV und andere Finanzanwendungen integrieren. So wird die Datenintegrität systemübergreifend sichergestellt, und Sie erhalten einen umfassenden Überblick über Ihre Buchhaltungsdaten.

Schnelle Notfallwiederherstellung:
Wenn Ihre Finanzinformationen digitalisiert, archiviert, gesichert und vor Feuer, Überschwemmungen und anderen Naturkatastrophen geschützt sind, kommen Sie schnell wieder auf die Beine.

Volle Kontrolle behalten:
Wann wurde eine Rechnung erfasst? Wo befindet sie sich gerade? Wer hat zuletzt darauf zugegriffen? DocuWare macht jeden Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar und sorgt für absolute Transparenz.

In die Cloud umsteigen:
DocuWare ist mit identischem Feature- und Funktionsumfang als Cloud- und On-Premises-Lösung verfügbar. Die Cloud bietet erstklassige Sicherheit, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit in einem Finanzmodell, das Sinn ergibt.

Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen für:

Buchhaltung und Finanzen:
Beschleunigen Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit einer vollständig papierlosen Lösung.
Rechnungsverarbeitung:
Entfernen Sie vom Rechnungseingang bis zur Zahlung alle manuellen Schritte.
Personalwesen:
Digitalisieren Sie alle Unterlagen zu jedem Mitarbeiter und archivieren sie zentral.
Vertrieb:
Teilen, bearbeiten und archivieren Sie Verträge, Angebote und alle weiteren Vertriebsunterlagen.

Kreditorenbuchhaltung: Kosten rasch erfassen und buchen

Schreiten Sie mit großen Schritten zur digitalen Transformation in der Kreditorenbuchhaltung. DocuWare erfasst papierbasierte und elektronische Rechnungen und gleicht Sie automatisch mit Bestellungen ab, bietet einen individuell anpassbaren Workflow für den Genehmigungsprozess und überträgt die genehmigten Beträge dann über vorgefertigte ERP-Integrationen direkt ans Hauptbuch.
Mit DocuWare können Sie das Papier abschaffen, Fehler vermeiden, die Rechnungsabwicklung vereinfachen, den Genehmigungsprozess optimieren und manuelle Eingaben eliminieren. Vor allem aber gewinnen Sie wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.
So bringen Sie mehr Dynamik in die Kreditorenbuchhaltung:

• Rechnungsprüfung und automatischer Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen über das selbstlernende Intelligent Indexing von DocuWare
• Weiterleiten von Rechnungen durch einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, einschließlich Splitten eines Rechnungsbetrages auf mehrere Kostenstellen
• Direkter Import von Rechnungen in festgelegte, leicht durchsuchbare Ordnerstrukturen
• Dynamische Abwicklung von Ausnahmen im Genehmigungsprozess und Neubearbeitung abgelehnter Rechnungen
• Automatisches Einspielen genehmigter Rechnungsbeträge in das ERP-System

Mit DocuWare verarbeiten Sie Rechnungen zeitnah, behalten Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management.
 

Debitorenbuchhaltung: Schnellen Geldeingang forcieren

Keine Ratespielchen mehr in der Debitorenbuchhaltung. DocuWare verknüpft die entsprechenden Belege und Informationen direkt mit der Auftragsabwicklung. Dadurch können Sie Rechnungen schneller stellen, Kundenanfragen unverzüglich beantworten und individuelle Zahlungsziele oder Rabatte problemlos nachvollziehen.
Sorgen Sie durch optimales Forderungsmanagement für gute Kundenbeziehungen, frühe Zahlungen und mehr Liquidität.
So wird der Debitorenprozess profitabel:

• Direkt aus Ihrem ERP-System oder einer anderen Buchhaltungsanwendung auf Lieferscheine, Leistungsnachweise, oder Sondervereinbarungen zugreifen
• Ausgangsrechnungen beim Drucken oder Senden per E-Mail automatisch archivieren
• Unverzüglich auf Kundenanfragen reagieren und Belegkopien sofort per E-Mail weiterleiten
• Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren (beispielsweise für die Genehmigung von Rabatten)
• Informationsaustausch mit dem Vertrieb zur Akquise von Neukunden

Mit DocuWare erreichen Sie schnelle und akkurate Abläufe in der Debitorenbuchhaltung und fördern damit Berichtsintegrität, eine hohe Kundenzufriedenheit sowie effektive und leistungsfähige Teams.
 

Finanzprüfungen: Mit tadelloser Ordnung punkten

Keine Angst mehr vor Audits. DocuWare sorgt für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Nicht nur sämtliche Buchungsbelege aus dem Prüfungszeitraum, sondern auch mit ihnen verbundene E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich umgehend abrufen und vorlegen.
So sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung auf Audits:
•    Mit papierbasierten Daten verbundene Risiken und Kosten eliminieren
•    Rechtssichere Archivierung aller buchhalterischen Belege
•    Durch direkten Zugriff auf Rechnungen und Korrespondenz im Buchhaltungsprogramm entfallen unnötige Suchen
•    Müheloses Auffinden aktueller und weit zurückliegender Belege
•    Durchgängige Nachweisbarkeit eines Vorgangs durch die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte direkt auf dem Beleg
•    Bequemes Bereitstellen der Unterlagen in digitalen Dokumentenmappen mit einem komfortablen, integrierten Suchfeld
•    Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken
Mit DocuWare können Sie Audits gelassen entgegensehen, denn Sie wissen, dass die übermittelten Dokumente fehlerfrei und vollständig sind.

Welche Dokumente kann DocuWare sicher archivieren?

Finanz- und Rechnungswesen

• Rechnungen
• Bestellungen
• Versandbelege
• Frachtbriefe
• Budgettabellen

Personalabteilung

• Lebensläufe
• Zertifizierungen und Zeugnisse
• Mitarbeiterbeurteilungen
• Steuerunterlagen
• Spesenabrechnungen

Rechtsabteilung

• Verträge und Vorlagen
• Arbeitsanweisung
• Berichte

Vertrieb

• Technische Datenblätter
• Marketingbroschüren
• Präsentationen und Angebote

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